Основные принципы тайм-менеджмента

Реферат

время становится дороже денег

Многие известные специалисты, в частности, московские, подтверждают эту истину, говоря при этом, что время — это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются, поменялись. При этом специфичность времени заключается еще и в том, что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день — не больше и не меньше.

Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важное, очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано

тайм-менеджмент

Данная проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека.

1. Тайм-менеджмент как система управления временем

Планирование рабочего времени так важно для успешной и эффективной деятельности любого человека. Многочисленными исследованиями не раз доказано, что проблема неэффективности рабочего процесса в большинстве случаев связана с неумением или нежеланием планировать свой рабочий день. Именно поэтому тайм-менеджменту сегодня посвящено множество книг, курсов, семинаров, публикаций, и все они ставят перед собой главную цель: научить человека грамотно управлять своим временем. Итак, что такое тайм-менеджмент и для чего необходимо планирование рабочего времени?

9 стр., 4445 слов

Реферат психологические причины неэффективного тайм менеджмента

... Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, ... позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее ... управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно ...

Тайм-менеджмент

Сама наука управления временем тайм-менеджмент возникла относительно недавно: в конце прошлого столетия. На сегодняшний день планирование рабочего времени стало уже устоявшейся практикой в большинстве учреждений развитых стран, а также все больше начинает внедряться и в принципы работы отечественных предприятий.

Бытует ошибочное мнение, что планирование времени необходимо только руководителям или же только людям, которые не способны справляться с поставленными задачами. На самом деле тайм-менеджмент не помешает буквально каждому человеку: и руководителю, и его сотруднику, и работающему на себя, и ведущему свой бизнес, и инвестору, и, наконец, даже не работающему вообще. Нас же в первую очередь будет интересовать именно планирование рабочего времени руководителя, специалиста, бизнесмена, инвестора, то есть, тех людей, перед которыми ежедневно стоят определенные задачи, требующие грамотного и эффективного выполнения в поставленный срок, от точной и своевременной реализации которых зависит личный доход, активный или пассивный заработок.

Практически любые действия будут более точными, более правильными, более эффективными и более успешными, если они будут тщательно спланированы. Управление временем позволяет планировать свое рабочее и личное время, тем самым, существенно повышая успешность и эффективность выполнения всех стоящих перед вами задач.

Наверняка многие замечали если не за собой, то за другими постоянную «перегруженность» работой, вечное «неуспевание», вечную спешку и т.п. У таких «ничего не успевающих» людей постоянно нет времени даже на обед, они перекусывают на ходу, и традиционно остаются на работе после окончания рабочего времени еще как минимум на час-два, чтобы доделать все, что не успели на протяжении рабочего дня, либо же, если есть такая возможность, берут работу на дом. Как следствие, такие люди становятся нервными, постоянно впадают в панику, испытывают дискомфорт, часто возвращаются домой с работы «как выжатый лимон» с единственной мыслью выспаться. Они ненавидят свою работу и ходят туда только ради денег. Периодически у этих людей может наблюдаться апатия ко всему и депрессия, иногда они могут привести даже к серьезным психическим расстройствам.

Если спросить такого человека, что мешает ему возвращаться с работы вовремя, наверняка он начнет обвинять в этом начальника-тирана, который вешает на него все, что только можно. Часто это даже, действительно, правда. Но мало кто признается (в первую очередь — себе) в том, что не умеет грамотно и эффективно управлять своим временем, не использует тайм-менеджмент в своей повседневной практике. А ведь это тоже является очень важной причиной возникновения подобных ситуаций.

Планирование рабочего времени является, на мой взгляд, оптимальным способом выхода из состояния «ничего не успеваю» и повышения эффективности своего рабочего процесса.

11 стр., 5197 слов

Взаимодействие человека и организации

... чтобы понять, как строится взаимодействие человека с организацией, необходимо уяснить не только в чем суть проблемы этого взаимодействия, но и то , что в личности человека определяет его поведение в организации и какие характеристики организационного ...

Чтобы убедиться в этом, просто посмотрите по сторонам: наверняка в вашем окружении (коллективе) есть человек, который за то же время успевает сделать больше дел, чем вы, при этом успевает вовремя обедать, отдыхать, уходить с работы, никогда не носится, как сумасшедший, но работает гораздо эффективнее. Такой человек ведет более грамотное управление временем, даже если он не задумывается об этом, и это происходит автоматически. В данном случае он должен являться для вас хорошим примером для подражания.

Тайм-менеджмент позволяет существенно увеличить личную производительность труда, грамотно разделить все задачи на первоочередные и менее важные, высвободить больше времени за счет исключения абсолютно ненужных дел. Когда человек ведет четкое планирование рабочего времени, у него исчезает вся ненужная спешка, суета, появляется свободное время для личных нужд. Исследования показывают, что люди, хорошо освоившие тайм-менеджмент, способны высвободить целую треть времени, в то время как раньше им его просто не хватало!

Что необходимо делать, чтобы освоить тайм-менеджмент, с чего начать управление временем? Необходимо отметить, что научиться планированию рабочего времени через силу очень сложно. Например, очень часто начальники стараются насильно заставить своих подчиненных планировать свой рабочий день, принуждают их заполнять всевозможные органайзеры, вести учет своего рабочего времени, что вызывает у сотрудников только еще больший негатив, а к этим задачам они пытаются подойти формально, воспринимая их, как очередную лишнюю нагрузку. Поэтому, чтобы освоить тайм-менеджмент, необходимо, прежде всего, это захотеть.

Управление временем

1. Планирование рабочего дня.

2. Оптимизация рабочего времени.

3. Учет рабочего времени.

4. Самомотивация.

К элементам тайм-менеджмента относятся:

Анализ — это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Постановка целей, Планирование, Выработка методов борьбы с причинами

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует, не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию.

Таким образом, чтобы научиться планированию рабочего времени, необходимо постепенно освоить все эти важнейшие составляющие тайм-менеджмента. Управлению временем, как и управлению личными финансами, нельзя научиться мгновенно. Грамотное планирование рабочего времени требует определенной пошаговой подготовки, не только теоретического, но и практического характера.

2. Причины дефицита времени

Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

К первой группе отнесем те факторы, которые являются следствием неграмотных действий руководителя. К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.

18 стр., 8920 слов

Организация системы менеджмента дошкольного образовательного учреждения

... дошкольного возраста. Численный состав воспитанников в – 165 детей Работает: 21 педагог (1 категория -17 человек, 2 категория – 2 человека). ... Рабочий» капитал: гибкость структуры капитала Эффективный контроль за издержками, возможность снижения издержек Система учета издержек, составление бюджета и планирование ... к руководству организаций Обеспечивает ли менеджмент агрессивную и базирующуюся на ...

Рассмотрим эти факторы:

1) Бесплановость работы.

Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации — «каждый объясняет, как может».

Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.

Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции.

Слабая мотивация

Ко второй группе отнесем факторы, которые, которые не зависят от руководителя . Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

Рассмотрим эти факторы:

Работа с корреспонденцией.

Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбами помочь».

«Воры времени» — это непредвиденные дела

Существует много различных видов «воров времени»:

  • телефонные звонки;
  • заглядывающие к нам люди;
  • проблемы с компьютерным оборудованием;
  • изменение очередности работ, навязываемое коллегами;
  • недостаток организационного планирования;
  • неумение слушать других людей;
  • неудовлетворительная организационная структура;
  • исправление ошибок, которых можно было бы избежать;
  • нерешительность в деловых вопросах;
  • плохо организованные и скоординированные собрания;
  • отвлекающие факторы на рабочем месте;
  • чрезмерная офисная бюрократия;
  • бесполезные дискуссии о своей работе и работе других.

К третьей группе отнесем факторы, которые непосредственно зависят от личности руководителя. Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость. Чтобы снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. На мой взгляд, это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя — это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

6 стр., 2768 слов

Влияние социально-экологических факторов на здоровье человека

... воздействием факторов окружающей среды, методологически изучать достаточно сложно, так как для этого необходимо использование многофакторного анализа. Цель реферата – рассмотреть влияние различных факторов на организм и жизнедеятельность человека. 2. Влияние социально-экологических факторов на здоровье человека Человеку как существу социальному изначально ...

Рассмотрим эти факторы:

Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

Постоянные доработки дома. Постоянные доработки дома порождают замкнутый круг, когда человек не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело.

Суетливость. Суетливость является результатом плохой организации рабочего дня, она также зависит от импульсивности и особенностей человека. Суетливому человеку тяжело выбрать, а какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами.

3. Методы и принципы тайм-менеджмента

менеджмент управление планирование

Основные методы (правила, инструменты, приемы, технологии, принципы) тайм-менеджмента, на которые следует ориентироваться, начиная постигать эту интересную и нужную науку.

Принципы тайм-менеджмента, Планирование рабочего времени

Любой успешный человек управляет своим временем, иначе он просто бы не смог добиться успеха. Планирование является неотъемлемой составляющей успеха и финансовой независимости.

Планирование рабочего времени можно осуществлять двумя способами:

  • На бумаге (в блокноте, органайзере);
  • В электронном виде (в компьютерном или мобильном органайзере).

Вариант «в уме» не подойдет, особенно на начальной стадии освоения приемов тайм-менеджмента, поскольку, если человек не записывает свои задачи, он подсознательно уже не отвечает перед собой за их выполнение.

Управление временем следует осуществлять в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе (то есть, ставить себе цели на день, на неделю, на месяц, на год).

Начинать планирование рабочего времени лучше всего с краткосрочных периодов: с вечера составлять себе план действий на следующий день, затем с утра действовать согласно намеченному плану, вечером анализировать его выполнение и планировать следующий день.

7 стр., 3477 слов

Проблемы и перспективы современного менеджмента

... с управлением, повышением квалификации, решением социальных проблем и т.п. В-третьих, понятием «менеджмент» в настоящее время характеризуется ... поведение. После распада СССР, исчезновения централизованного планирования и монополии государственной собственности, образовался экономический ... согласиться ввиду таких причин, как противостояние человека и техники. Выражая человеческую сторону, мы ...

Исследования показывают, что планирование рабочего времени уже с первых дней повышает эффективность и производительность труда на 25%!

Борьба с пожирателями времени

Применяя правила тайм-менеджмента, следует стремиться сразу же исключать из своего рабочего процесса всех пожирателей времени. Одно интересное исследование показывает, что на выработку полезной привычки у человека уходит 66 дней, таким образом, вам придется помучиться чуть более двух месяцев, а затем вы автоматически потеряете интерес к пожирателям времени.

Чтобы выявить все негативные факторы, крадущие у вас бесценное время, записывайте их по мере обнаружения на отдельном листе. Уверяю, что список получится немаленький!

Расстановка приоритетов.

На мой взгляд, нельзя переходить к менее важным и менее срочным делам, пока вы не закончили более важные и более срочные. Очень многие приемы тайм-менеджмента основаны на принципе грамотной расстановки приоритетов.

Правило Парето 20/80

Сущность этого метода тайм-менеджмента заключается в том, что необходимо уметь отфильтровывать ненужные и малоэффективные задачи и действия, которых, согласно правилу Парето, аж 80%, и концентрировать свое внимание и усилие на тех 20%, которые способны обеспечить максимально эффективный результат.

Не стоит забивать свой мозг ненужной информацией, а свой ежедневник — бесполезными задачами. Учитесь выделять самое важное, и успех будет вам обеспечен.

От сложного к простому

Дело в том, что первоначально у человека больше сил, и он быстрее и легче справится со сложными задачами, в то время как если, наоборот, оставить их «на закуску», то, скорее всего, они вообще не будут выполнены и перенесутся на следующий день, что недопустимо.

Не делать много дел одновременно

Если вы будете одновременно хвататься за несколько дел — это существенно снизит качество их выполнения, и увеличит общее время вашей работы в сравнении с выполнением всех заданий по очередности.

Начните планировать рабочий день с обеда и отдыха

Важно отметить, что выделенное время для отдыха категорически нельзя тратить на пожирателей времени (социальные сети и т.д.).

В это время вы должны просто отдыхать, то есть, ничего не делать, или принимать пищу, если это обеденное время. В противном случае вы не сможете полноценно отдохнуть, что негативно отразится на результатах вашей дальнейшей работы.

Соблюдайте чистоту на рабочем месте.

Вы никогда не увидите успешного человека, работающего посреди кучи хлама. У преуспевающего бизнесмена или просто эффективного сотрудника всегда чистый стол, а файлы в компьютере упорядочены по папкам.

Сложную задачу разбивайте на простые, Мотивируйте себя, Заключение

Планируя и выполняя любую работу, думайте в первую очередь о результатах, которые она вам принесет. Пусть это будет ваш заработок, а еще лучше — те финансовые цели, на достижение которых вы планируете его израсходовать. Я уверена, что каждый сможет почувствовать на себе, что внутренняя мотивация позволяет вести гораздо более эффективное управление временем.

6 стр., 2898 слов

Социальный менеджмент как особый тип управления

... Основная функция социального менеджмента заключается в разработке и осуществлении стратегической и текущей политики, направленной па ускорение социально-экономического развития страны, повышение благосостояния, улучшение условий труда и быта людей, развитие ...

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, имеющих огромное как экономическое значение, так и значение личное. Экономическое значение заключается в том, что за счет рационального использования времени возможно значительное повышение производительности труда как отдельного человека, так и всего коллектива в целом. Личное же значение заключается в том, что он позволяет человеку обрести значительное количество свободного времени, которое будет позволять ощущать себя свободным, уделять больше внимания своему отдыху, здоровью и личной жизни.

В заключение хочу добавить, что в управлении временем важен, прежде всего, практический опыт. Все перечисленные инструменты, технологии, приемы, правила, принципы, методы тайм-менеджмента дадут свой эффект только тогда, когда вы начнете применять их в своей повседневной практике, поэтому не стоит откладывать это дело в долгий ящик.

Список использованных источников

[Электронный ресурс]//URL: https://psychoexpert.ru/referat/psihologiya-taym-menedjmenta/

1. https://fingeniy.com/tajm-menedzhment-upravlenie-vremenem/

2. https://fingeniy.com/metody-i-principy-tajm-menedzhmenta/

3. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы, учебное пособие / Г. Архангельский. — М.: АиСТ-М, 2003. — 231 с.

4. Гамидуллаев Б.Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием [Текст]: учебное пособие / Б.Н. Гамидуллаев. — Пенза, 1997 — 301 с.