“Время — самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим”
П. Друкер
Тема моей курсовой работы «Самоменеджмент». Я выбрала эту тему, потому что так сложилось, что в современном мире успех руководителя зависит не только от того, насколько эффективно он управляет другими: едва ли не более важную роль играет и умение менеджера управлять самим собой и рационально организовывать свою работу. Как для будущего менеджера, мне важны способы овладения искусством управления, в своей работе я хочу разобраться, как вообще можно научиться искусству управлять собой, своим временем и жизнью, какие методы здесь более эффективны.
Быть организованным, независимо от того, относится ли это к окружающему пространству или к вашему времени, — означает быть подготовленным. Это означает чувствовать себя собранным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имеющиеся возможности и справиться с любыми сюрпризами и неожиданностями, которые жизнь создает на вашем пути. Мы живем в сложном, быстро развивающемся мире, который полон безграничных возможностей Дж. Моргенстерн Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. М., 2001. С. 12.
Актуальность темы «Самоменеджмент» определяется тем, что многие руководители, управляя теми или иными субъектами, недостаточно проявляют организованность, обязательность, не умеют рационально использовать рабочее время и т.д. и т.п. Особенно это касается молодых менеджеров и управленцев. От того какая у них будет самоорганизованность, во многом будет зависеть и успех в карьере.
Преимущества овладения искусства самоменджмента состоят в следующем: выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда; меньше спешки и стрессов; больше удовлетворения от работы; активная мотивация труда; рост квалификации; снижение загруженности работой; сокращение ошибок при выполнении своих функций; достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.
Самоменеджмент прежде всего это самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова — во времени, в пространстве, общении, деловом мире. Руководитель должен так уметь свой труд, чтобы эффективность была максимальной.
Овладеть данной наукой не так просто, и молодому руководителю надо начинать все-таки с самообразования, причем мало только приобретать знания, нужна ещё и практическая реализация. Самоменеджмент — это очень тяжелая работа, поэтому необходимо быть готовым к самосовершенствованию.
Дипломная работа управление социальным развитием организации
... аспекты управления социальным развитием; 2) провести анализ показателей экономической деятельности на примере исследуемой организации; 3) провести оценку качества системы управления социальным развитием в организации; 4) дать рекомендации по улучшению системы управления социальным развитием в организации. Работа имеет ...
Нужен серьезный подход при разработке своей программы. Прежде всего разрабатывать программу с учетом тех вопросов, которые приходится решать в процессе профессиональной деятельности. При выборе программы надо учитывать изменения, происходящие в жизни — в экономике, науке, современных методах управления и т.д. Надо учесть аспекты практической реализации приобретенных знаний.
Надо учиться планировать свое рабочее время. Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного достояния — времени, а именно:
- либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);
- либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий).
Цель работы заключается в исследовании самоменеджемента как способа повышения эффективности работы руководителя.
Исходя из поставленной цели, в своей работе я рассматриваю следующие задачи:
- Дать понятие самоменеджмента;
- Определить цели и функции самоменеджмента;
- Изучить основы и методики планирования и принятия решений;
- Проанализировать принципы самоменеджемента;
принципа Парето
Менее срочные / менее важные задачи Зайверт Л. Указ. Соч. С. 118.
Причины дефицита времени заключаются в следующем:
1 Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.
2 Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.
3 Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.
4 Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.
5 “Воры времени” — непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела . Наиболее крупные воры времени — это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.
6 Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.
7 Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.
|
Вид деятельности |
(от… до…) |
Продолжительность |
|
|
интервал |
продолжительность |
кто |
(причины) |
|
Правила начала дня:
начинать день с позитивным настроением;
- начинайте работу по возможности в одно и то же время;
перепроверка плана дня, составленного накануне
вначале — ключевые задачи;
- приступать без раскачки;
- согласовать план дня с секретарём (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных помех);
- утром заниматься сложными и важными делами, т.к. потом менеджер обычно бывает занят текущими делами;
Правила основной части дня:
Хорошая подготовка работы;
- Влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;
10) Перепроверять все акции с точки зрения их необходимости;
11) Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;
12) Избегать незапланированных импульсивных действий;
13) Своевременно делать паузы и соблюдать размеренный темп;
14) Небольшие однородные задачи выполнять сериями (при этом только один раз проводится подготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однородной деятельностью; благодаря непрерывности и концентрированности процесса достигается экономия времени);
15) Рационально завершать начатое (отвлечение и последующее возвращение к работе требует некоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводить до конца, либо прерывать в целесообразном месте)
16) Использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;
17) Работать антициклично (т.е. в начале дня целесообразно заниматься важнейшими задачами, а в более беспокойный период — делами менее важными);
18) Выкраивать спокойный час;
19) Контролировать время и планы;
Правила завершения рабочего дня:
20) Завершить начатые небольшие дела;
21) Контроль за результатами и самоконтроль;
22) План на следующий день;
23) Каждый день должен иметь свою кульминацию.
Помимо этих правил также важно соблюдать естественный дневной ритм.
У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей — так это относительные, ритмичные колебания. Все это необходимо учитывать в своей работе.
Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:
осмысление физического состояния
сравнение запланированного с достигнутым
корректировка по установленным отклонениям
Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.
Контроль над результатами труда должен в любом случае производиться после выполнения задачи. В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.
“Тот кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”.
Рациональное чтение
Это важно для руководителя, поскольку рационализация чтения помогает ликвидировать потери времени на бессистемное чтение.
Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени. Рациональное чтение предполагает, прежде всего, определение того, надо ли этот материал читать вообще, и если надо, то в каком объёме. Чтобы чтение было результативным, при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию из него нужно получить; перед тем, как начать читать, надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение и выяснить, что необходимо прочитать более интенсивно.
Читать можно быстрее, если избавиться от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения. Важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения. Желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца. Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме.
Рациональное проведение совещаний
Совещания отбирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат совещания с учётом издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени.
Повестку дня рационально составлять с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечать время в соответствии с его значимостью.
После совещания необходимо контролировать, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются. Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.
Переговоры по телефону
Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Чтобы не тратить слишком много времени на телефонные переговоры, перед тем, как звонить, нужно наметить ход беседы. Если же звонят не по делу, нужно как можно скорее окончить разговор. Телефон также можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.
С помощью телефонной линии менеджер имеет возможность соединиться с глобальной информационной сетью, которая даёт возможность отличного обмена информацией.
Рациональное ведение корреспонденции.
Для этого нужно:
- Подготовить стандартные ответы;
- Стараться писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;
- Своевременно уничтожать архивы;
- Доверять секретарю разбор почты.
1 Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время” М.: Интерэксперт, 1995
2 “Организация рабочего времени”, учебник М: ”ДеКА”, 1994
3 Гамидуллаев Б.Н. “Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием” Пенза, 1997
4 Электронный журнал «Корпоративные Финансы» http://cfin.ru/management/index.shtml
5 Хроленко А.Т. Самоменеджмент. М.: Экономика, 1996. С. 13.
6 Дж. Моргенстерн Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. М., 2001. С. 12.
|
Системы управления |
ЧФ |
ЧН |
ЧР |
ЧП |
ЧТ (пример) |
ЛИЧНОСТЬ |
|
|
Саморегуляция |
|
|
|
|
Свободные фантазии |
Управление собой на бессознательном уровне |
|
|
Анализ |
|
|
|
|
Анализ своих творческих способностей |
Постоянная оценка своих действий и способностей |
|
|
Адаптация |
|
|
|
|
“Может быть, вы не генератор идей, а аналитик?” |
Приспособление |
|
|
Рационализация |
|
|
|
|
Преодоление психологической инерции |
Улучшение своих действий |
|
|
Развитие |
|
|
|
|
Творческое “превращение опасностей в возможности” |
Сознательное изменение себя |
|
|
Вид деятельности |
Интервал времени |
Продолжительность |
|
|
Разбор почты (срочно/не срочно) |
1000 — 1020 |
20 минут |
|
|
Телефонный звонок (подтверждение встречи) |
1020 — 1030 |
10 минут |
|
|
Подготовка документов для встречи с партнерами |
1030 — 1200 |
1 час 30 минут |
|
|
Делегирование подчиненным работ по новому проекту |
1200 — 1320 |
1час 20 минут |
|
|
Обеденный перерыв |
1320 — 1400 |
40 минут |
|
|
Дорога |
1400 — 1420 |
20 минут |
|
|
Переговоры с партнерами по созданию окончательного варианта контракта |
1420 — 1540 |
1 час 20 минут |
|
|
Дорога |
1540 — 1625 |
45 минут |
|
|
Подготовка доклада |
1625 — 1700 |
35 минут |
|
|
Доклад руководству о прошедшей встрече |
1700 — 1725 |
25 минут |
|
|
Ответ на письма |
1725 — 1800 |
35 минут |
|
|
Помехи, интервал |
Продолжительность |
КТО |
Пометки (причины) |
|
|
Телефонный разговор с бывшим коллегой (во время подготовки документов) |
20 минут |
б. Коллега |
Желание отвлечься от бумаг |
|
|
Беседа с подчиненным по работе, не относящейся к нов. проекту |
15 минут |
Подчиненный |
Проблемы с выполнением порученного |
|
|
Пробка на обратной дороге |
45 минут |
Внешняя причина |
||
